Cara mencadangkan kontak dan file kerja Anda sebelum PHK

Cara mencadangkan kontak dan file kerja Anda sebelum PHK – Itu selalu lebih baik untuk mencadangkan file Anda sebelum Anda membutuhkannya, tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan jika Anda dalam keadaan darurat.

Tidak ada yang menutupinya: di-PHK itu bau. Dan meskipun tidak ada PHK yang “baik”, yang buruk benar-benar dapat menjadi lebih buruk jika mantan perusahaan Anda memutuskan akses Anda ke kontak, email, dan bekerja tanpa peringatan.

Anda mungkin mengenal seseorang yang mengalami hal ini pada mereka. (Atau mungkin Anda khawatir hal itu bisa terjadi pada Anda.) Tampaknya tidak berperasaan, tetapi intinya adalah perusahaan tiba-tiba memutuskan akses untuk melindungi kepentingan mereka. Anda mungkin hanya ingin email kolega untuk tetap berhubungan atau mungkin ingin menyimpan contoh pekerjaan Anda untuk membuktikan nilai Anda kepada calon pemberi kerja. Namun, bagi perusahaan, hal terpenting adalah memastikan mantan karyawan yang tidak puas tidak melarikan diri dengan informasi sensitif seperti presentasi internal, rahasia dagang, atau informasi hak milik.

Bersiap sebelumnya adalah tindakan terbaik. Kekhawatiran Anda berkurang jika ini adalah skenario tipe “berjaga-jaga”. Tetapi meskipun waktunya tidak sesuai keinginan Anda, berikut adalah beberapa tip dan trik yang diharapkan akan membuat PHK tidak terlalu buruk saat ini.

Ketahuilah apa yang dapat Anda bawa
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah PHK yang menghantui Anda di pekerjaan berikutnya. Mengambil data yang dapat dianggap sebagai rahasia dagang dapat membawa Anda ke air panas – terutama jika Anda tidak membaca cetakan kecil dalam kontrak kerja Anda. Perlu beberapa menit untuk membaca ulang kontrak Anda sehingga Anda dapat mengingat apakah Anda menandatangani NDA, atau perjanjian non-permintaan, dan, jika demikian, apa persyaratannya.

Umumnya, jika itu adalah bahan saus rahasia perusahaan, itu tidak diperbolehkan. Itu termasuk hal-hal seperti data keuangan, formula, desain, rencana bisnis, dll.

Satu area abu-abu adalah kontak Anda. Di sinilah memeriksa kontrak kerja Anda bisa berguna. Beberapa perusahaan mungkin memiliki ketentuan tentang bagaimana Anda dapat menggunakan kontak Anda, sementara yang lain mungkin tidak. Terlepas dari itu, ide bagus untuk melakukan brainstorming daftar orang yang ingin Anda hubungi — dan temukan cara lain untuk menjangkau mereka.

LinkedIn adalah sumber daya yang bagus karena merupakan platform profesional terkait pekerjaan dan dapat membantu Anda mempertahankan hubungan industri di mana pun Anda bekerja. Masuk, temukan kontak terbaik Anda, dan tanyakan apakah Anda dapat menambahkannya ke daftar koneksi Anda.

Di sisi lain, perlu diingat bahwa jika Anda memilih untuk mengirim pesan ke akun pribadi seseorang — seperti Instagram atau Facebook — itu mungkin tidak dihargai. Ke depan, mungkin juga merupakan ide bagus untuk mempertahankan Rolodex digital dalam spreadsheet untuk hubungan industri terpenting Anda.

Klien email adalah teman Anda
Ada banyak cara untuk mencadangkan email Anda. Google Takeout, misalnya, akan membuat cadangan untuk Anda. Atau Anda dapat membuka Google Kontak dan mengekspor semuanya ke file CSV. Anda juga dapat mengekspor kontak Outlook Anda.

Ini adalah metode yang bagus, tetapi tidak selalu layak. Sementara PHK massal harus datang dengan pemberitahuan PERINGATAN 60 hari, sepertinya PHK yang direncanakan dengan buruk lebih umum terjadi akhir-akhir ini. Bahkan jika Anda mempersiapkan sebelumnya, beberapa perusahaan menonaktifkan ekspor Google Takeout dan/atau Outlook untuk akun kerja. (Anda harus memeriksa, jangan sampai Anda mendapat kejutan yang tidak menyenangkan di saat-saat terakhir.)

Dalam kasus tersebut, klien email desktop seperti Outlook (dengan asumsi perusahaan Anda tidak menggunakannya), aplikasi Mail Apple, atau Thunderbird dapat berguna. Hal yang menyenangkan tentang klien, dibandingkan dengan mengakses email dari situs web, adalah memberi Anda salinan lokal di perangkat Anda. Proses penyiapan akan bergantung pada klien mana yang Anda pilih dan mungkin memerlukan satu atau dua langkah tambahan. Anda mungkin juga harus memasukkan beberapa informasi server.

Jika perusahaan Anda menggunakan Google Workspace, Anda dapat melihat panduan Google di sini atau membuka setelan Gmail dan mengeklik tab Penerusan dan POP/IMAP untuk menemukan petunjuk. Saya menggunakan metode ini, dan itu memberi saya ketenangan pikiran. Untuk perusahaan yang menggunakan Office 365, berikut adalah panduan Microsoft tentang pengaturan POP / IMAP dan panduan lain untuk menyiapkan akun Outlook di aplikasi atau perangkat email lain.

Meskipun demikian, ini mungkin tidak berfungsi jika Anda hanya memiliki laptop yang dikeluarkan perusahaan yang dapat langsung dikunci. Jadi sekali lagi (dan ini tidak bisa dikatakan terlalu sering), rencanakan ke depan.

Jadikan ponsel Anda offline
Di dunia yang ideal, tidak ada PHK yang akan menjadi kejutan total. Tetapi karena kita tidak hidup di dunia yang ideal, Anda dapat masuk ke kantor dan disergap oleh undangan kalender yang tidak direncanakan dan tidak menyenangkan untuk rapat dengan SDM di kotak masuk Anda. Anda bahkan mungkin memiliki majikan yang memutuskan akses email Anda saat mereka memberhentikan Anda. Dalam skenario mimpi buruk itu, mematikan koneksi Wi-Fi dan seluler ponsel Anda secepat mungkin adalah pilihan terbaik Anda.

Ini adalah cara yang paling tidak nyaman untuk mencoba mengambil barang-barang Anda, tetapi mungkin berhasil dalam keadaan darurat. Bergantung pada aplikasi email mana yang Anda gunakan, Anda mungkin dapat atau tidak dapat mengekspor data dari ponsel Anda. Paling tidak, Anda dapat secara manual menuliskan lima hingga 10 alamat email orang yang ingin Anda hubungi sebelum terhubung kembali ke internet (dan mungkin kehilangan akses ke semua email itu untuk selamanya.)

Dapatkan nomor yang membuat Anda terlihat bagus
Jika Anda memiliki sedikit waktu ekstra, sebaiknya tuliskan beberapa angka penting yang terkait dengan kinerja Anda selagi Anda memiliki akses penuh ke data yang relevan. Misalnya, jika Anda dalam penjualan, akan terlihat jauh lebih mengesankan untuk mengatakan bahwa Anda meningkatkan pendapatan sebesar 25 persen di Q2 daripada mengatakan bahwa Anda adalah “berkinerja tinggi” di resume Anda. Bekerja di pemasaran media sosial? Anda setidaknya dapat memperkirakan gambaran kasar tentang bagaimana Anda meningkatkan lalu lintas atau keterlibatan selama berada di sana. Sekali lagi, jangan mengambil apa pun yang bisa membuat Anda dalam masalah. Angka apa pun yang Anda buat harus terkait dengan kinerja pribadi Anda dan tidak boleh mengungkapkan informasi rahasia apa pun.

Tidak harus berupa angka juga. Jika Anda dapat mengakses ulasan kinerja positif, unduhlah. Jika Anda memiliki email atau DM di mana seorang kolega berterima kasih atas kerja keras Anda, simpan itu. Tidak hanya itu penguat kepercayaan diri, tetapi Anda juga dapat menggunakannya sebagai inspirasi saat Anda merapikan resume Anda atau menulis surat lamaran yang ditakuti.

Saat Anda melakukannya, sekarang saat yang tepat untuk membuat folder tangkapan layar yang sedang berjalan. Setiap kali atasan, rekan kerja, atau klien Anda mengirim email, teks, atau DM gratis, berikan tangkapan layar di sana. Anda tidak akan rugi. Jika Anda tidak terpengaruh oleh PHK, Anda telah membuat alasan mengapa Anda harus mendapatkan kenaikan gaji atau promosi.

Jika Anda dekat dengan salah satu kolega Anda, pastikan untuk bertukar informasi kontak seperti email pribadi atau meminta untuk berteman dengan mereka di media sosial. Saat PHK massal, Anda mungkin juga ingin membuat obrolan grup di platform seperti Slack atau Discord sehingga Anda dapat saling membantu menemukan peluang kerja dan menawarkan dukungan moral.

Anda juga dapat membuat spreadsheet dengan nama rekan kerja, informasi kontak, dan peran, lalu mempostingnya ke, katakanlah, LinkedIn sehingga perekrut dapat menemukan Anda dengan mudah. Itulah yang dilakukan oleh salah satu karyawan Peloton selama putaran pertama PHK perusahaan pada tahun 2022 — dan Anda dapat melihat di komentar bahwa hal itu menarik perhatian beberapa manajer perekrutan.

Terakhir, cobalah perlakukan diri Anda dengan kasih sayang. Jika Anda tidak berhasil menghemat waktu, tidak apa-apa. Buat diri Anda mudah ditemukan di LinkedIn dan ruang lain tempat orang-orang di industri Anda nongkrong di internet. Dan ingat: PHK adalah cerminan ekonomi dan kepemimpinan perusahaan Anda, bukan Anda.