Cara Agar Email Anda Tidak Lepas Kendali

Kiat untuk menangani lebih banyak pesan dengan lebih cepat.

Tetap di atas email Anda bisa sangat melelahkan, memakan waktu, dan membosankan. Tidak sulit untuk menyimpan sejumlah besar email yang belum dibaca. Dan karena alasan itu, mudah untuk terus memeriksa aliran pesan Anda yang terus-menerus — dengan mengorbankan tugas lain.

Saya memiliki banyak akun email, dan saya kesulitan menjaga agar jumlah yang belum dibaca tetap rendah. Jadi saya melakukan riset dan menyusun saran tentang bagaimana saya bisa menjadi lebih baik dalam mengelola kotak masuk saya. Berikut adalah beberapa tips bermanfaat yang saya temukan untuk membuat kotak masuk Anda lebih mudah ditangani, menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berurusan dengan email, dan memastikan Anda tidak lupa menanggapi pesan penting.

Jangan periksa semua email Anda saat masuk
Karena email masuk ke kotak masuk Anda sepanjang hari, Anda mudah teralihkan olehnya, bahkan saat Anda sedang mengerjakan sesuatu yang penting. Alih-alih membaca satu per satu segera setelah Anda mendapatkannya, sisihkan waktu setiap hari untuk memeriksa email Anda dan merespons. Jika Anda tidak perlu mencari email atau pengumuman penting, jadwalkan beberapa waktu singkat di siang hari untuk memeriksa email Anda. Selain itu, jauhi kotak masuk Anda.

Ini juga merupakan ide bagus untuk menjadwalkan waktu yang lebih lama seminggu sekali atau setiap beberapa hari untuk melakukan pengaturan kotak masuk yang lebih berat, seperti membuat dan menggunakan folder dan label dan mengirim email yang lebih panjang.

Jika Anda masih menjelajahi aplikasi email Anda, Anda mungkin juga ingin mematikan notifikasi email, menutup aplikasi email itu, dan memastikan Anda tidak membiarkan kotak masuk Anda terbuka di tab lain.

Anda tidak harus segera menjawab semuanya
Saat Anda melakukan salah satu pemeriksaan kotak masuk biasa, hanya tangani email yang dapat ditangani dengan cepat. Jika sebuah email membutuhkan tanggapan cepat, buka dan jawablah saat Anda menelusuri pesan-pesan Anda. Tetapi jika membutuhkan lebih banyak waktu, sisihkan waktu itu untuk menjawabnya nanti. Anda dapat memberi label pada email tersebut, meletakkannya di folder tertentu, atau menggunakan fitur snooze untuk menerima email pada waktu yang lebih nyaman.

Buat beberapa bagian atau folder di kotak masuk Anda
Gunakan folder yang berbeda untuk menyimpan email Anda. Ini dapat didasarkan pada kepentingan, urgensi, berapa lama untuk menanganinya, atau jenis tindakan yang mereka perlukan. Tata letak tab default Gmail dan kotak masuk fokus Outlook dapat membantu memfilter spam dan email promosi serta memudahkan untuk menemukan dan memeriksa email penting. Di Gmail, Anda juga dapat mengubah tata letak sehingga email Anda diurutkan ke dalam bagian yang berbeda, dan Anda dapat memilih bagian tersebut. Demikian pula, Outlook memungkinkan Anda mengatur email Anda ke dalam grup khusus.

Gunakan filter, aturan, dan label
Filter dan aturan mengarahkan email masuk ke folder tertentu. Mereka dapat membantu menghemat waktu Anda, dan memastikan perhatian Anda terfokus pada email yang paling penting. Label juga bisa menjadi cara yang baik untuk mengatur dan membantu Anda melacak email Anda dengan memungkinkan Anda menyortir pesan Anda dengan tag berbeda alih-alih menggunakan folder.

Buat template
Terkadang Anda akhirnya mengirim email serupa berulang kali. Untuk mempermudah, Anda dapat menyiapkan template email dan menggunakannya untuk mengirim email sehingga Anda tidak perlu terus menulis pesan yang sama berulang kali. Anda juga dapat menggunakan alat seperti Smart Compose dan Smart Reply Gmail untuk membantu menulis email lebih cepat.

Berhenti berlangganan
Berhenti berlangganan milis dan email promosi. Telusuri buletin Anda dan pastikan Anda hanya mendaftar untuk yang benar-benar Anda baca, dan hapus buletin yang belum Anda baca baru-baru ini. Juga, pastikan untuk berhenti berlangganan peringatan media sosial apa pun yang tidak Anda perlukan. (Anda mungkin perlu masuk ke pengaturan akun media sosial Anda untuk mematikannya.) Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan akun email terpisah untuk email promosi dan menyimpan email penting Anda di akun utama Anda.

Nonaktifkan email grup yang tidak Anda perlukan
Jika Anda mendapatkan CC pada percakapan yang sebenarnya tidak perlu Anda perbarui atau Anda berada di utas email balas-semua, Anda dapat membisukan utas itu untuk menghindari mendapatkan semua tanggapan. Untuk melakukannya, buka pesan apa pun di utas, klik tiga titik di bagian atas layar (di atas baris subjek), dan pilih “Bungkam” dari opsi tarik-turun di Gmail atau “Abaikan” jika Anda menggunakan Pandangan.

Jangan jadikan kotak masuk sebagai daftar tugas Anda
Mungkin tergoda untuk menandai email sebagai “belum dibaca” sebagai pengingat untuk membalasnya (saya pasti bersalah atas hal ini) atau karena berisi tugas yang harus Anda selesaikan, tetapi ini juga dapat mengacaukan kotak masuk Anda. Simpan daftar tugas yang terpisah (ada banyak aplikasi yang tersedia untuk itu, atau Anda dapat menggunakan aplikasi catatan dasar atau catatan tempel) atau meletakkannya di folder tertentu. Jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat menggunakan aplikasi Tugas Google berdampingan dengan kotak masuk Anda; cukup klik panah kecil “Tampilkan panel samping” di sudut kanan bawah layar, dan pilih ikon Tugas di sana.

Sebaiknya jalankan daftar terpisah yang dapat Anda perbarui dengan item dari email Anda. Misalnya, jika email Anda berisi tautan ke artikel yang ingin Anda baca saat Anda memiliki lebih banyak waktu, mulailah membuat daftar bacaan — jangan menyimpannya di kotak masuk Anda.