Cara Mengontrol Kotak Masuk Gmail Anda Dengan Label

Bantu agar email Anda tetap teratur.

Mari kita hadapi itu – jika Anda menggunakan akun Gmail Anda untuk menghubungi teman dan kerabat lebih dari sesekali, kemungkinan itu lepas kendali. Di antara email terkait pekerjaan, acara online, undangan, iklan dari pengecer favorit Anda, dan sekadar spam biasa, Anda akan kesulitan melacaknya.

Ada berbagai cara untuk mengatur email Anda, dan salah satu opsi ampuh adalah dengan menerapkan label, analog Gmail ke folder. Menempatkan label pada email membuatnya lebih mudah untuk ditangani. Misalnya, Anda dapat melabeli semua orang yang ingin Anda kirimi ucapan selamat hari raya; setiap orang yang menyatakan minatnya untuk membeli koleksi novel grafis Anda; semua orang yang mengerjakan proyek video Anda saat ini; semua orang yang Anda kenal di perguruan tinggi – kemungkinannya hampir tidak terbatas.

Berikut adalah beberapa dasar dan beberapa strategi untuk menggunakan fitur label Gmail. Perhatikan bahwa semuanya dilakukan di komputer desktop; ada berbagai cara untuk mengelola label di perangkat seluler, yang akan saya bicarakan di akhir artikel ini.

Buat label
Untuk mulai menggunakan label, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuatnya. Ada beberapa cara untuk melakukannya.

Pertama, Anda dapat membuat label dari kolom sebelah kiri Gmail:

Di kolom sebelah kiri, gulir ke bawah dari Kotak Masuk hingga Anda mencapai “Kelola label” dan “Buat label baru”. (Anda mungkin harus mengeklik “Lainnya” untuk melihatnya.)
Klik “Buat label baru” dan masukkan nama label baru Anda. Anda dapat menumpuknya di bawah label yang sudah ada jika Anda mau.

Anda juga dapat membuat label baru dan langsung menerapkannya ke beberapa email:

Pilih email yang ingin Anda beri label dengan mencentang kotak di sebelah kiri email. Saat Anda siap, klik kanan.
Arahkan kursor ke “Beri label sebagai”. Anda dapat mengetik nama label baru Anda ke dalam bidang di jendela pop-up dan menekan tombol Kembali, atau klik “Buat baru”, di mana Anda dapat memasukkan nama label baru Anda dan menempatkannya di bawah label yang ada jika kamu ingin.

Warnai label Anda
Salah satu hal paling sederhana yang dapat Anda lakukan dengan label di Gmail adalah memberi warna. Ini mungkin tampak seperti hal kecil, tetapi jika Anda menjelajahi email Anda, label berwarna akan segera memperjelas kategori email tersebut.

Untuk menetapkan warna ke label Gmail:

Arahkan kursor ke nama label di kolom kiri.
Klik pada tiga titik di sebelah kanan nama label.
Arahkan kursor ke “Warna label”.
Pilih warna yang ingin Anda tetapkan ke label itu — Anda dapat memilih kombinasi warna dasar atau membuat warna khusus untuk latar belakang dan teks.

Jika Anda ingin kembali ke warna default (teks hitam dengan latar belakang abu-abu), klik “Hapus warna”.

Terapkan label secara otomatis ke email masuk
Anda dapat menerapkan label secara otomatis ke email yang masuk. Misalnya, jika saya berencana untuk menulis cerita tentang berbagai jenis masker wajah dan ingin memberi label pada email apa pun yang mungkin berkaitan dengan subjek itu, saya dapat menyiapkan filter yang secara otomatis akan beri label “topeng” pada email tersebut. Seperti ini:

Pertama, buat label yang Anda inginkan. Dalam hal ini, saya menggunakan petunjuk di atas untuk membuat label “Masker”.
Buka kotak pencarian Gmail Anda. Klik simbol “Tampilkan opsi pencarian” di ujung kanan kotak pencarian.
Letakkan istilah pencarian Anda di bidang yang sesuai. Misalnya, untuk membuat pencarian saya, saya akan mencari email apa pun yang memiliki kata “topeng” di dalamnya. Saya juga dapat menerapkannya pada email yang berakhir di Kotak Masuk saya (sehingga saya tidak akan melabeli email yang berakhir di Spam) dengan mengeklik bidang di sebelah “Cari” dan memilih “Kotak Masuk” dari drop-down Tidak bisa.

Klik tombol “Buat filter”.
Anda kemudian akan dibawa ke halaman yang memungkinkan Anda memilih apa yang ingin dilakukan filter. Misalnya, saya dapat meminta email yang difilter segera dihapus atau diarsipkan, ditandai sebagai penting (atau tidak penting), atau diteruskan ke alamat lain, di antara opsi lainnya. Dalam hal ini, saya akan mencentang kotak di sebelah “Terapkan label:” lalu pilih label “Masker” dari menu drop-down. (Anda juga dapat membuat label baru di sini, jika diinginkan.)

Ini hanya akan memberi label pada email yang akan datang. Untuk juga menerapkan label ke email saat ini, centang juga “Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok” yang muncul di bagian bawah daftar centang. (Catatan: Yang terakhir ini adalah fitur yang agak aneh, jadi mungkin tidak berfungsi di semua kasus.)
Klik “Buat filter”.
Edit filter Anda
Jika Anda ingin mengedit atau menghapus salah satu filter Anda, Anda harus melakukannya melalui halaman pengaturan utama Gmail, yang diakses dengan mengklik roda gigi di sudut kanan atas dan kemudian pada “Lihat semua pengaturan.” Kemudian:

Klik pada tab “Filter dan Alamat yang Diblokir”.
Anda akan melihat daftar semua filter Anda. Untuk mengedit atau menghapus satu per satu, klik tautan “Edit” atau “Hapus” di sebelah kanan setiap label.
Anda juga dapat menghapus atau mengekspor sekelompok label dengan mencentangnya lalu mengeklik tautan “Ekspor” atau “Hapus” di bagian bawah daftar.
Tampilkan atau sembunyikan label Anda
Jika Anda memiliki banyak label, label tersebut bisa sangat banyak, sehingga Gmail memiliki cara untuk menampilkan atau menyembunyikan label tertentu.

Jika Anda mengeklik “Kelola label” di kolom kiri, Anda akan dibawa ke tab “Label” di laman setelan Gmail. Gulir ke bawah halaman yang dihasilkan untuk menemukan daftar semua label Anda.

Ada dua cara untuk menyesuaikan apakah label terlihat: “Tampilkan di daftar label” dan “Tampilkan di daftar pesan”. “Daftar label” mengacu pada daftar label Anda di kolom sebelah kiri Gmail — ini berguna karena Anda dapat mengeklik nama label tertentu untuk mencari semua email dengan label tersebut. Di sini, di pengaturan, Anda dapat memilih untuk menampilkan label tersebut di daftar sebelah kiri, menyembunyikannya, atau hanya menampilkannya jika Anda memiliki email yang belum dibaca dengan label tersebut.

“Tampilkan di daftar pesan” memungkinkan Anda menampilkan atau menyembunyikan label di jendela pesan utama — dengan kata lain, Anda tidak akan melihat label di samping baris pertama email. Namun, email tersebut masih akan diberi label.

Dan terakhir, Anda dapat mengedit setiap label atau menghapusnya seluruhnya. (Menghapusnya tidak akan menghapus email, hanya labelnya.)

Kelola label di perangkat seluler
Meskipun label Gmail harus dibuat menggunakan komputer, dan operasi yang lebih rumit juga harus dilakukan di komputer, Anda memiliki beberapa opsi tentang cara penggunaan label di perangkat seluler.

Untuk menambahkan label ke email secara manual:

Di iPhone dan ponsel Android, buka email yang ingin Anda beri label.
Ketuk ikon tiga titik di kanan atas layar.
Pilih “Ubah label”.
Pilih (atau batalkan pilihan) label yang ingin Anda terapkan pada pesan tersebut.

Anda dapat menambahkan label ke lebih dari satu email sekaligus:

Di daftar email Anda, ketuk ikon di sebelah kiri setiap pesan yang ingin Anda beri label. Ikon akan berubah menjadi tanda centang.
Ketuk ikon tiga titik di kanan atas layar.
Pilih “Ubah label”.
Pilih label yang ingin Anda terapkan pada pesan tersebut.
Anda juga dapat melakukan pengelolaan label dasar di perangkat seluler, tetapi yang dapat Anda lakukan bergantung pada apakah Anda menggunakan iOS atau Android.

Untuk mengelola label Anda di iPhone:

Ketuk ikon hamburger tiga baris di pojok kiri atas.
Gulir ke bawah dan pilih “Pengaturan.”
Ketuk akun Gmail yang ingin Anda sesuaikan.
Gulir ke bawah dan pilih “Pengaturan label”.
Pilih label yang ingin Anda sesuaikan.
Ketuk “Tambahkan…” jika Anda ingin menambahkan label itu ke pesan berikutnya. Anda dapat menentukan sejumlah faktor, termasuk dari siapa, subjek, untuk siapa, dan kata-kata untuk disertakan atau dikecualikan.
Anda juga dapat mengetuk “Nama” untuk mengubah nama label, atau “Hapus <nama label>” untuk menghapus label.

Di perangkat Android:

Ketuk ikon hamburger tiga baris di pojok kiri atas.
Gulir ke bawah dan pilih “Pengaturan.”
Ketuk akun Gmail yang ingin Anda sesuaikan.
Gulir ke bawah dan pilih “Kelola label”.
Pada perangkat Android, satu-satunya hal yang benar-benar dapat Anda sesuaikan adalah apakah perangkat seluler Anda akan menyinkronkan label dengan komputer Anda. Laman yang muncul setelah “Kelola label” mencantumkan semua kategori yang disertakan Google (seperti Utama, Sosial, dll.), dan setelah itu, semua label Anda. Itu juga menunjukkan apakah kategori / label telah disinkronkan.
Jika Anda ingin menyinkronkan label Anda, gulir ke bawah ke nama label dan ketuk di atasnya.
Ketuk “Sinkronkan pesan”. Tidak ada pesan yang akan diunduh, namun penerapan label tersebut ke pesan yang sesuai akan disinkronkan. Anda dapat memilih untuk menerapkan label ke pesan yang masuk dalam 30 hari terakhir atau ke semua pesan.
Setelah menandai label untuk disinkronkan, Anda dapat memilih apakah ingin menerima pemberitahuan di ponsel setiap kali pesan dengan label tersebut muncul.